メモを取るたびに、フォルダを分けたり、タイトルを整えたりしていませんか？
最初はきれいに整理できていても、メモが増えるほど管理は面倒になります。必要な情報がどこにあるのかわからず、探すだけで時間がかかる。そんな経験がある人も多いはずです。
僕は、メモはきれいに整理することより、必要なときに使えることが大切だと考えています。
この記事では、メモの整理に時間をかけすぎないための考え方を紹介します。あわせて、僕自身のメモの使い分けも紹介します。
リュールメモはフォルダを細かく分けて、きれいに整理した方がいいと思っていました。
シンシャ分類が役立つ場面もあるよ。ただ、整理の時間が増えすぎるなら、管理方法を見直してもいいと思う。
メモはきれいに整理することが目的ではない
メモを整理する前に、まず「何のために残しているのか」を考えてみましょう。
- あとから何度も確認するため
- 忘れないように、一時的に書き留めるため
- 頭の中にある考えを整理するため
目的が違えば、向いている管理方法も変わります。
あとから見返す情報なら、検索できるデジタルが便利です。考えを自由に書き出すなら、紙の方が合う人もいます。
すべてのメモを同じように整える必要はありません。必要な情報を、必要なときに取り出せる状態にすることが大切です。
僕のメモは、3つの用途で使い分けています
僕は、メモを取る場面ごとに道具を分けています。
| 用途 | 使うもの | 目的 |
|---|---|---|
| 情報の保存・検索 | Appleのメモアプリ | あとから確認する |
| 仕事中の記録 | 小さなノート | その場で素早く書き留める |
| 思考の整理 | 大学ノート・A4コピー用紙 | 考えを書き出す |
場面によって、メモに求めるものが違うからです。保存には検索のしやすさ、仕事中にはその場での使いやすさ、考えるときには書く自由さを重視しています。
① あとから見返す情報は、デジタルで管理する
僕は基本的に、メモをデジタルで管理しています。
紙のメモを増やしすぎると、管理する物も増えるからです。ノートが何冊にも分かれると、探す手間も増えます。
それに、自分の走り書きを、あとから読めないことがあります。そのため、繰り返し確認する情報は、できるだけデジタルに残しています。
使っているのは、Appleの標準メモアプリです。過去にはいくつものメモアプリ、ノートアプリ、スケジュール管理アプリを試しました。その中で、今の僕にはAppleのメモが最も使いやすいと判断しました。
評価している点は次の3つです。
- 検索しやすい
- MacBook、iPhone、iPadで連携できる
- 同期の使い勝手がよい
Appleのメモアプリでは、入力した文字のほか、対応する言語の手書き文字も検索できます。また、iCloudの同期を設定すれば、MacBook、iPhone、iPadなどで同じメモを確認できます。（出典：Apple：iPhoneでメモを検索する。Apple：すべてのデバイスでメモにiCloudを設定する）。ただし、ここで書いた使い心地は、あくまで僕個人の感想です。
もちろん、Appleのメモが誰にとっても最適とは限りません。すでに使いやすいアプリがあるなら、そのまま続けるのも立派な選択です。新しいアプリを探し続けるより、手になじんだ道具で十分な場合もあります。
② 仕事中は、小さなノートを使う
デジタル中心といっても、紙を使わないわけではありません。
僕は会社員として働いていますが、職場ではiPhoneをすぐに取り出せない場面があります。そこで、小さなノートに書き留めています。
仕事のメモは、基本的にデジタルでは管理していません。見返す場所も、主に職場だからです。
なお、業務上の記録は、職場のルールに従って管理してください。情報の取り扱いは、職場によって決まりが違います。
新しく学んだことは、あとから清書しながら整理することがあります。
ただ、ここには今も迷っていることがあります。
- 走り書きと清書を、同じノートにまとめるか
- 別々のノートに分けるか
同じノートなら、持ち物は増えません。一方で、走り書きと清書が混ざると、見返しにくくなる気もします。
今のところ、結論は出ていません。メモの管理方法は、一度決めたら変えられないものではないと思っています。使いながら、自分に合う形を探していけば十分です。
③ 考えを整理するときは、紙を使う
情報の保存はデジタルですが、考えを整理するときは紙が合っていると感じています。
使っているのは、大学ノートとA4のコピー用紙です。
- 大学ノート： デスクワーク中に思いついたことを書き込む。持ち歩かない。
- A4コピー用紙： 1つのテーマに1時間ほど集中して考えるときに使う。
コピー用紙には、きれいにまとめようとせず、思いついたことを自由に書き出します。
紙に書くと、頭の中がすっきりして、考えがはっきりすると感じています。これは僕自身の感想で、誰にでも当てはまる効果として言いたいわけではありません。
書いた内容を、すべて残す必要もありません。あとから使う情報だけを、デジタルにも保存しています。
リュール保存はデジタルのほうが便利なのに、考えるときは紙なんですね。
シンシャ僕の場合は、探すならデジタル、考えを広げるなら紙が合っているんだ。目的が違うから、無理に統一しなくていいと思っているよ。
メモが増えすぎたときに見直したい3つのこと
必要な情報が見つからないとき、分類を変えるだけでは解決しないことがあります。そもそも、残さなくていいメモまで保存しているのかもしれません。
画像やスクリーンショットが増えて困っている場合は、スマホの画像を溜めない整理方法も参考にしてください。
1. あとから見返すメモかどうかを考える
まず、そのメモを将来使うかどうかを考えます。
一時的な思いつきや、役目を終えたメモは、必ずしも残さなくて大丈夫です。反対に、繰り返し参照する情報は、あとから探せる場所に残しておくと便利です。
何でも保存しようとしないことが、探しやすさにつながります。
2. フォルダを増やす前に、検索を試す
デジタルのメモなら、フォルダ分けも便利な方法です。ただ、分類を細かくしすぎると、保存先を決める手間が増えます。
例えば、1つのメモを「アイデア」「学習」「趣味」のどこに入れるか、迷うことがあります。
そんなときは、フォルダを増やす前に、検索で見つかるか試してみてください。あとから探しそうな言葉をタイトルに入れておくだけでも、探しやすくなります。
最初から完璧なフォルダ構造を作る必要はありません。まずはシンプルに保存し、探しにくくなった部分だけを整理する。それくらいで十分だと思います。
リュール検索だけで見つからなかったら、どうすればいいですか？
シンシャそのときが、整理を始めるタイミングだよ。探しにくかったメモだけ、タイトルを直したり、フォルダにまとめたりすればいいんじゃないかな。
3. 紙のメモは、必要な情報だけを残す
紙のメモは、気軽に書ける点が魅力です。ただ、すべて保管すると、ノートや紙が増え続けます。
僕は、思考を整理するために書いた紙を、全部残すことは目的にしていません。大切なのは、書いたこと自体より、そこから何を得られたかです。
考えが整理できたなら、その紙の役目はもう終わっているかもしれません。個人的な思考整理のメモなら、必要な部分だけをデジタルに残す方法もあります。ただし、仕事の記録は職場のルールに従って管理することが大切です。
メモの管理方法は、1つに統一しなくていい
ミニマリズムというと、道具を1つにまとめることが正解のように聞こえるかもしれません。
でも、僕は必ずしもそうではないと思っています。
僕は、デジタルのメモ、小さなノート、大学ノート、コピー用紙を使っています。それぞれに役割があるので、むやみに増やしている感覚はありません。
むしろ、無理に1つへ統一すると、不便になることもあります。
- デジタルで考えを広げにくいなら、紙を使う
- 紙の情報を探すのが面倒なら、必要な部分だけデジタルに残す
数を減らすことだけが、ミニマリズムではありません。管理にかかる手間を減らすことも、大切な考え方です。
リュールメモ帳を何種類も使っていると、ミニマリストらしくない気がします。
シンシャ数だけで判断しなくていいと思うよ。使う目的がはっきりしていて、管理で困っていないなら、複数あっても問題ないんじゃないかな。
デジタルの管理対象を減らしたい人は、使わない会員登録の整理方法もあわせて確認してみてください。
まとめ：メモは「必要なときに使えるか」で判断しよう
メモをきれいに整理すること自体は、悪いことではありません。分類で見つけやすくなる人もいます。
ただ、整理に時間をかけすぎて、肝心の情報を使えなくなっては本末転倒です。
僕は、あとから見返す情報はデジタルで管理し、仕事中や考えを整理するときは紙を使っています。ノートの使い分けは、今も迷っています。それでも、使いながら整えていけば十分だと思っています。
メモの目的は、情報をきれいに並べることではなく、自分の行動や考えに役立てること。
まずは、次の一手から試してみてください。
- 今あるメモのうち、あとから見返すものだけを選ぶ
- フォルダを増やす前に、検索で見つかるか試す
- 紙とデジタルのどちらが合うか、メモの目的ごとに考える
自分に合うメモの管理方法を、少しずつ見つけていきましょう。
