「毎日仕事をしているのに、なぜかタスクが終わらない」
「気づくと、やり残した仕事が常に頭の片隅にある」
こうした悩みを抱えている人は少なくありません。
多くの場合、
- 集中力が足りない
- 自己管理ができていない
- もっと頑張らないといけない
と、自分の問題として考えてしまいがちです
ですが、仕事の積み残しが減らない原因は、個人の能力や意志の弱さではないことがほとんどです。
本記事では、仕事が終わらない本当の原因と、積み残しを減らすための「仕組み化」という考え方について解説します。
仕事の積み残しが発生する本当の原因
仕事の積み残しが発生する本当の原因は以下の通りです。
原因① 判断する回数が多すぎる
仕事が終わらない人ほど、日中に何度もこう考えています。
- 今は何をやるべきか
- どれから手をつけるべきか
- これは今日やるべきか、後回しか
こうした判断の連続は、集中力とエネルギーを大きく消耗します。
結果として、肝心の作業時間が削られ、タスクが積み残っていきます。
原因② タスクの終わりが定義されていない
積み残しが多い仕事の特徴として、
- どこまでやれば完了なのか分からない
- 完了条件が自分の中で曖昧
という点が挙げられます。
ゴールが見えない仕事は着手しづらく、後回しになりやすい。
結果として、いつまでも「未完了」のまま残り続けます。
原因③ 仕事の流れが毎回違う
その日の気分や状況によって
- やる順番が変わる
- 作業時間がバラバラ
こうした状態では、仕事は安定して終わりません。
仕事は、内容よりも流れが安定しているかどうかの影響を強く受けます。
積み残しを減らすために必要なのは「仕組み化」
積み残しを減らすために必要なのは「仕組み化」について、解説します。
仕組み化とは何か
ここで言う仕組み化とは、
- 迷わず着手できる
- 判断しなくても進む
- 放っておいても終わる
こうした仕事の流れを先に作ることです。
重要なのは、モチベーションを上げることではありません。
モチベーションに左右されない状態を作ることです。
仕組み化の具体例
仕組み化の具体例を紹介します。
1. 毎日の作業順を固定する
「朝はこの作業から始める」
「この仕事が終わったら次はこれ」
このように順番を決めておくだけで、判断回数は大きく減ります。
2. タスクを完了単位まで分解する
「資料作成」ではなく、
- 構成を作る
- 見出しを書く
- 初稿を書く
というように、終わりが明確な単位に分けます。
3. 仕事を時間ではなく状態で管理する
「2時間やる」ではなく、
「ここまで終わったらOK」という状態基準で管理します。
これにより、仕事が途中で止まる感覚が減ります。
仕組みができると仕事は自然に終わる
仕事が終わる人は、特別な能力があるわけではありません。
- 迷わず始められる
- ゴールが見えている
- 次に何をやるか決まっている
この状態が作られているだけです。
逆に言えば、仕組みがない仕事は、どれだけ頑張っても積み残りやすい構造になっています。
まとめ｜仕事が終わらないのはあなたのせいではない
仕事の積み残しが減らないとき、
自分を責める必要はありません。
見直すべきなのは、
- やり方
- 流れ
- 判断の仕組み
です。
仕事を「頑張って終わらせるもの」から、
「自然に終わるもの」へ。
その第一歩として、まずは仕事の流れを一度書き出してみることをおすすめします。
